We Depend on Your Cooperation: Please Report Violations!

Orion stands behind internationally accepted standards for good and responsible management. In the Code of Conduct, which is valid throughout the Group, Orion has laid down clear rules of behavior based on morals, the law and on the values of the Group.

All employees, business partners, customers and other stakeholders should report any possible violations of the Code of Conduct, internal guidelines, regulations or applicable laws to the "Whistleblower Portal" of Orion. Confidentiality is guaranteed within the framework of the statutory provisions.

You may send a report to Orion via mail, e-mail or fax, or via an anonymous external whistleblower portal:

Via Surface Mail:
Dr. Christian Eggert
Chief Compliance Officer
- Private & Confidential -
Hahnstr. 49
60528 Frankfurt am Main / Germany

Via E-mail:
compliance@orioncarbons.com

Anonymous External Whistleblower Online Portal:

Orion provides a whistleblower web portal which enables reporting of possible violations without you disclosing your name, email address or other identifying information unless you choose to do so. This portal is available in the following languages:

  • Chinese
  • French
  • German
  • Italian
  • Japanese
  • Korean
  • Polish
  • Portuguese (Brasil)
  • Portuguese
  • Swedish

To the reach the anonymous online portal, please copy the following link into your web browser and proceed as indicated:

https://www.bkms-system.net/orioncarbons

To further ensure anonymity, do not use a company internet portal.

The anonymous online portal is operated by a company specializing in this area, Business Keeper AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Germany, with whom we have concluded a data processor agreement. Please take notice of our data privacy policy regarding the use of the anonymous online portal.

Datenschutzerklärung gemäß DS-GVO für das BKMS® System (Hinweisgebersystem)

Datenschutzerklärung

Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage

Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Compliance- Gebot der Orion Engineered Carbons GmbH auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Systems ist gestützt auf das berechtigte Interesse unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für Orion Engineered Carbons GmbH, seine Mitarbeiter und Kunden. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. 1f DS-GVO.

Verantwortliche Stelle

Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist

Orion Engineered Carbons GmbH
Hahnstrasse 49
60528 Frankfurt am Main
info@orioncarbons.com
Tel.: +49 69 36 50 54 100

(im Folgenden auch: „Orion Engineered Carbons"). Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der Business Keeper AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen von Orion Engineered Carbons betrieben.

Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der Business Keeper AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur Orion Engineered Carbons möglich. Die Business Keeper AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.

Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei Orion Engineered Carbons beschränkt ist.

Orion Engineered Carbons hat einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt. Anfragen zum Datenschutz bei Orion Engineered Carbons können an die angegebene Adresse z.Hd. des Datenschutzbeauftragten oder datenschutz@orioncarbons.com gesendet werden.

Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das

Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

  • Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
  • ob Sie bei Orion Engineered Carbons beschäftigt sind und
  • gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.

Vertrauliche Behandlung von Hinweisen

Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation von Orion Engineered Carbons entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der Compliance Organisation von Orion Engineered Carbons prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.

Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der Orion Engineered Carbons oder Mitarbeitern von anderen Konzerngesellschaften weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.

Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Information der beschuldigten Person

Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei - soweit rechtlich zulässig - nicht offenbart.

Betroffenenrechte

Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen folgende Rechte:

Recht auf Auskunft: Sie haben gemäß Art. 15 DS-GVO das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen; insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.

Recht auf Berichtigung: Gemäß Art. 16 DS-GVO haben Sie das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung: Sie haben gemäß Art. 17 DS-GVO das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Recht auf Einschränkung: Gemäß Art. 18 DS-GVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben gemäß Art. 20 DS-GVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Beschwerderecht: Gemäß Art. 77 DS-GVO haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Geschäftssitzes wenden. Im vorliegenden Fall ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Der Hessische Datenschutzbeauftragte, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden; Postfach 3163, 65021 Wiesbaden; E-Mail: Poststelle@datenschutz.hessen.de, Telefon: 0611-1408 0, Telefax: 0611-1408 611

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

Widerrufsrecht: Sie haben das Recht, von Ihnen erteilte Einwilligungen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Ein Widerruf ist jederzeit per E-Mail an datenschutz@orioncarbons.com oder auf dem Postweg unter Nutzung der oben angegebenen Adresse möglich.

Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

Nutzung des Hinweisgeberportals

Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.